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Boa parte dos relatórios em Excel que vemos por aí são ótimos exemplos de como NÃO fazer relatórios em Excel.

Esses relatórios apresentam ao menos um ponto falho: uma estratégia ruim, uma estrutura deficiente ou ausência de técnica de elaboração de relatórios. Neste artigo, vamos abordar algumas boas práticas na estratégia de design geral que devem ser usadas para criar seus relatórios. Para simplificar, usaremos a palavra “relatório” para denominar todos os relatórios, análises, previsões, modelos e assim por diante.

Na realidade, poucos usuários do Excel realmente pensam sobre suas estratégias básicas de relatórios do Excel. Assim, temos a oportunidade de criar relatórios que efetivamente trazem insights para o negócio e ajudam analistas e gestores a obterem uma visão mais assertiva dos cenários envolvidos.

Veja como evitar a adoção de estratégias ruins para os seus relatórios:

A observância destas dicas irá ajudar a criar relatórios de forma robusta e eficiente no Excel

Forneça informação, e não um amontoado de dados

Algumas vezes somos solicitados a elaborar uma série de relatórios que na realidade eram um amontoado de dados que detalhavam as operações, registro a registro, categoria a categoria, visando oferecer um “book” para eventuais consultas que nunca eram realizadas.

Todos sabemos que os gestores não têm tempo para isso e, se precisarem de alguma informação, irão questionar diretamente o analista responsável por supri-las. Gestores e tomadores de decisão querem respostas para perguntas como:

• Quais são as tendências?
• Onde estão as surpresas?
• Onde estão os novos problemas que eu deveria me preocupar?
• Onde eles falharam?
• O que está no horizonte?
• E assim por diante.

Respostas a perguntas como essa raramente são encontradas em páginas de detalhes.

Em contraste, os gerentes de nível mais baixo normalmente precisam saber mais sobre seus próprios departamentos do que seu chefe, pelo menos por dois motivos. Primeiro, isso dá suporte aos números que o chefe deles vê. Segundo, eles precisam ser melhores que seus chefes.

Infelizmente, os gerentes de nível mais baixo muitas vezes assumem que a quantidade de detalhes que interessa a eles também interessará ao seu chefe… e essa é uma das razões pelas quais os gerentes seniores costumam ser inundados por uma enxurrada de detalhes.

Planejar a atualização de relatórios

Há pouca diferença prática entre uma “análise única” e um “relatório”. Isso porque os chefes costumam transformar análises “únicas” em relatórios periódicos.

Além disso, algumas das análises “únicas” levam mais tempo para preparar do que se espera. Portanto, quando finalmente uma análise foi feita, novos dados se tornaram disponíveis, dados que tornaram a análise anterior obsoleta.

Então, planeje seus relatórios, análises, previsões e outras apresentações para que você possa atualizá-las facilmente:

Plano de Mudanças Estruturais

Se você não planeja mudar a estrutura de sua empresa e seus dados no futuro, criará pelo menos dois problemas para você e sua empresa. Primeiro, você fará muito trabalho para atualizar seu relatório atual para refletir essas mudanças quando elas ocorrerem. Em segundo lugar, você provavelmente fará pelo menos um erro grave ao fazer essas alterações não planejadas.

Por outro lado, se você tentar criar seu relatório para todas as possíveis alterações, nunca terminará seu relatório.

Então, há uma linha tênue que separa estes dois mundos. O segredo é manter a possibilidade de mudanças estruturais enquanto novos relatórios são criados, criando automaticamente relatórios de uma maneira que facilite as mudanças mais prováveis ​​no futuro.

Plano de Perguntas

Quando você dá aos gerentes números que fazem sentido para eles – em vez de dar a eles uma enxurrada de dados com “Relatório” no título – os gerentes tendem a entender e lembrar seus números. E isso muitas vezes faz com que eles façam perguntas como …

• “De onde veio esse número?”
• “Esse não é o mesmo número que esse outro relatório mostra. Como assim?”
• “Como esta mudança se compara a mudanças em períodos anteriores?”
• “Que suposições principais você fez para chegar a esse resultado?”
• “Esse número não parece certo. Você pode ter certeza que não é um erro?”
• “Por que houve uma mudança tão grande no mês passado?”
• E assim por diante.

Ao planejar perguntas como essa, é uma boa prática incluir tabelas com cálculos de apoio em sua pasta de trabalho do relatório. Não é necessário distribuir essas tabelas de suporte, mas disponibilizá-las quando alguém faz as perguntas certas.

Criar estas tabelas com antecedência, economiza tempo, porque os cálculos são atualizados automaticamente em suas pastas de trabalho de relatório. Isso faz você parecer bem, porque você pode responder a muitas perguntas do seu chefe imediatamente.

Planeje erros

Seus relatórios do Excel terão erros às vezes. Mas você encontrará a maioria deles planejando cuidadosamente. Uma ótima maneira de encontrar erros é configurar uma seção de teste de erros em sua pasta de trabalho de relatório. Esta seção tem uma série de testes que retornam VERDADEIRO se um erro for encontrado e FALSO caso contrário.

Suas fórmulas podem comparar totais de relatórios com totais semelhantes calculados diretamente de seus dados de origem. Eles podem verificar a precisão dos seus dados de origem, na medida do possível. Eles poderiam realizar verificações de razoabilidade para seus dados e relatórios. Eles podem verificar os valores de erro retornados por suas fórmulas. E assim por diante.

Uma maneira de implementar esse plano é perguntar a si mesmo onde os erros podem ser possíveis em seus relatórios mais importantes e, em seguida, configurar uma seção de teste de erros que verifica esses erros. E então você passa para outros relatórios.

Infelizmente, você provavelmente não pensará em todas as maneiras possíveis que os erros podem se desenvolver. Assim, à medida que você descobrir um erro em um relatório futuro, tente adicionar outras fórmulas de teste de erros que encontrarão erros semelhantes no futuro. Ao fazer isso, você reduz os erros em seus relatórios.

Fonte: (adaptado de http://www.exceluser.com/reports/five-best-practices-in-excel-reporting-strategies.htm)