Blog

É bem provável que o computador aí na sua frente tenha o MS-Excel instalado. Assim como em praticamente 100% dos computadores com sistema operacional Windows, desde o seu lançamento há mais de 30 anos, o Excel sempre foi a principal solução para cálculos e relatórios financeiros.

Saber usar o Excel é tão ou mais importante que saber inglês, dizem alguns recrutadores. Isso depende da função que a pessoa executa na empresa, mas a provocação é bastante relevante para aqueles que passam muito tempo manipulando planilhas.

Pode ser que o seu objetivo de vida não seja se tornar um especialista em Excel, mas sim resolver os problemas da sua função, da sua área, da sua empresa. Esta é a sua principal contribuição e é para isso que você é pago. Portanto, contratar uma consultoria em Excel pode trazer resultados relevantes para sua produtividade, criando os algoritmos que transformam e combinam dados, deixando você em destaque quando informações rápidas e precisas são necessárias.

Veja abaixo como uma consultoria em Excel pode ajudar a sua empresa:

Neste artigo exploramos as vantagens de contratar uma consultoria em Excel, não somente para criar planilhas incríveis que automatizam aquelas tarefas chatas mas importantes, mas também para organizar suas fontes de informação e gerar insights relevantes para suas decisões estratégicas. Confira!

Mapear o fluxo de informações.

Um consultor especializado em processos irá fazer as perguntas corretas para interpretar assertivamente a forma como os dados são coletados, analisados, transformados e distribuídos, sem a o vício ou influência emocional de quem vive e realiza as atividades no dia-a-dia.

Muitas vezes se percebe que algumas atividades são feitas sem necessidade alguma, pois “sempre foi feito assim”. Esta visão crítica é fundamental para eliminar tarefas desnecessárias e para facilitar trabalhos que poderiam ser feitos de forma diferente lá no início do processo.

Entender as relações dos dados.

Se uma pessoa de uma área perde muito tempo digitando dados cadastrais, e outra pessoa de outra área também faz o mesmo processo de digitação dos mesmos dados, ambas poderão se beneficiar de um cadastro único que pode ser acessado mediante uma chave, como um código. Isto pode parecer banal e muito simples, mas é uma realidade bastante comum nas empresas.

Os dados podem ser relacionados à medida que avançam no processo, portanto não precisam carregar todo o seu cadastro em todas as fases, basta conseguir relacioná-los corretamente e manter os cadastros atualizados.

Algumas vezes, os dados devem se obtidos de fontes externas, como cotações de moedas ou outros sites web, ou em formatos distintos como PDF, TXT, CSV, ou de bases de dados SQL. Sim, o Excel consegue buscar automaticamente dados na web e ler diferentes formatos.

Esta é outra vantagem de ter um consultor em Excel: ele irá trafegar entre as áreas e identificar as várias etapas de entradas de dados para então modelar a solução.

Decidir pela estrutura de armazenamento dos dados.

Seus dados podem ser armazenados numa planilha no seu próprio computador, num banco de dados no servidor local ou num banco de dados na nuvem. O consultor em Excel irá indicar a melhor estrutura para o armazenamento dos dados, equalizando custo, eficiência e necessidade gerada pela aplicação. Portanto, você não precisa deter conhecimentos avançados de bancos de dados e de infraestrutura de base de dados.

Fazer o tratamento e modelagem dos dados.

É aqui que a mágica acontece. Uma coisa é conseguir acesso a muitas fontes de informação e entender como os dados trafegam e como se relacionam. Outra coisa é transformar tudo isso em bases de dados confiáveis e manipuláveis.

O Excel é uma ferramenta poderosa, com vários recursos de tratamento de dados. O Power Query e o Power Pivot são recursos que transformaram o Excel numa ferramenta ainda mais poderosa do que ela já era. Mesmo as versões anteriores já contavam com recursos incríveis como tabelas dinâmicas, PROCV (ou no inglês VLOOKUP), SOMARPRODUTO, validação de dados, SOMASES, CONT.SES, segmentação de dados, ÍNDICE, CORRESP, formatação condicional, DESLOC, entre vários outros. Sem mencionar a programação VBA, comumente denominadas “Macros”, que executam instantaneamente atividades que seriam inviáveis de serem executadas manualmente.

O ponto é que construir uma solução requer conhecimentos especializados em Excel, inteligência de negócio e modelagem de processos. Contratar estas habilidades custa mais barato do que desenvolvê-las e permite que você se dedique às análises do seu negócio e não na construção das ferramentas de gestão.

Criar as visualizações dos resultados.

Tipos de gráficos, cores, KPI’s, faróis, tendências, filtros, Planejado x Realizado, YTD (year-to-date), YTG (year-to-go), indicador de resultado, indicador de processo, objetivos, metas… Se este vocabulário não faz parte da sua rotina, deixe para um especialista a construção do dashboard que irá traduzir visualmente os resultados do seu negócio para que você tenha os insights que irão trazer os resultados de lucratividade, redução de custos e otimização de recursos.

A construção de um dashboard é um processo que irá ocorrer uma única vez, mas analisar os resultados mensalmente sob um olhar crítico com visão de negócio é a tarefa nobre que cabe ao gestor, dono do processo, realizar com o máximo de atenção e carinho. Um bom dashboard consegue sumarizar os resultados e indicar caminhos para aumentar a satisfação dos clientes e o aumento da rentabilidade.

Uma vez que os dados estejam disponíveis para análises cruzadas, entender a relação entre eles e oferecer soluções mais atraentes para os seus clientes, com decisões com base em dados concretos, é a melhor forma de executar a sua estratégia de negócio.

Planify é uma consultoria em Excel e Power BI

Somos especialistas na criação de ferramentas de sistemas de gestão e Business Intelligence com Power BI, e podemos colocar toda nossa expertise na área a favor da sua empresa. Entre em contato.