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O dia-a-dia de um trabalhador administrativo é cheio de situações que nos obrigam a ter criatividade e rapidez nas tarefas diárias. Obter insights para o negócio é peça fundamental para atender melhor os clientes e ganhar produtividade.

Por mais que existam sistemas transacionais que registram as operações, o Excel acaba sendo uma alternativa relevante para análises rápidas e geração de relatórios que consolidam dados de fontes diferentes.

Um bom profissional precisa conseguir enxergar situações que tragam resultados assertivos, criando modelos de gestão do seu negócio que permitam decisões rápidas e seguras. Como criar este ambiente favorável é o seu grande desafio. Confira abaixo algumas dicas para viabilizar este processo.

Entenda porque o Excel é um grande aliado para criar sistemas de gestão robustos e flexíveis e suportar decisões táticas e estratégicas

Entenda e interprete suas fontes de dados

Dados são o novo petróleo, como dizem atualmente. Mas sem refinar este petróleo, você não vai a lugar nenhum. Os dados precisam ser trabalhados de forma intensa para que possam fazer algum significado para o seu negócio.

Identifique que fontes de dados são importantes para o seu negócio. Obtenha acesso a estes dados da forma mais completa possível, bebendo da fonte. Alguns dados ainda precisam ser digitados? Procure criar tabelas colunares para que cada coluna receba uma informação única.

Novos recursos do Excel permitem coletar dados de fontes diversas, quer sejam de bases de dados prontas quanto de dados da web, de texto, arquivos csv ou muitos outros. Refinar estes dados é a tarefa mais importante deste processo de transformação, pois esta etapa irá ser decisiva no momento de gerar os relatórios desejados.

Crie relatórios automatizados

Uma vez que as fontes de dados estejam disponíveis, formatados e modelados (foram criadas as relações entre as diferentes fontes de dados), os relatórios podem ser criados de forma a categorizar, sumarizar e comparar os dados lidos para gerar as informações desejadas.

Se neste momento você sentir que alguma informação não foi considerada, volte para a etapa anterior e a inclua na lista de fontes de dados. Tenha sempre em mente a distinção de fonte de dados e informações geradas em relatórios.

Indicadores de estrutura, resultado e de processos devem ser criados para apoiar no processo de gestão e na definição de metas. Crie dashboards automatizados com visual atraente e intuitivo para conduzir as reuniões de gestão com a sua equipe. O Excel e o Power BI são excelentes ferramentas para suportar esta iniciativa.

Analise e tome decisões

Com base nas comparações com as metas, defina responsáveis e prazos para que os resultados negativos sejam revertidos. Anote todas as decisões em ata e faça o acompanhamento das atividades em ferramentas de gestão de projetos, como ferramentas on-line ou o próprio Excel com recursos de monitoramento de projetos.

Crie mecanismos para antever situações desfavoráveis, atrasos ou sabotagens. Escolha equipes comprometidas e comunique claramente os papéis de cada um.

Avalie os resultados

Todo processo de gestão precisa ser auto-avaliado e corrigido quando necessário. É um processo de amadurecimento e autocrítica, com pequenos avanços constantes. Quando isso ocorre, quem ganha é a empresa, que obtém resultados consistentes, e também o funcionário, que potencializa sua atuação de forma profissional e racional, baseada em dados.

Depois de alguns meses com este sistema de gestão em funcionamento, ao olhar para trás você irá perceber o nível de maturidade atingido e verá quantos resultados obteve nesta caminhada, tanto para os clientes, acionistas, funcionários, fornecedores e para a sociedade.