Como melhorar sua produtividade no escritório
Quem trabalha em escritório sabe como a organização é importante para a produtividade diária. São tantos relatórios, análise de dados, fichas, tabelas, gráficos e papéis, que se tem a impressão de que as tarefas nunca serão concluídas.
Com o mercado de trabalho cada vez mais exigente e a concorrência pronta para dar o bote, um bom profissional é o que tem o perfil mais produtivo. Ou seja, aquele que consegue desenvolver um bom trabalho em um curto período de tempo.
Para que você esteja dentro destas expectativas, este artigo traz dicas de como melhorar sua produtividade no escritório e otimizar suas tarefas. Confira!
Evite distrações e mantenha o foco
Celular, e-mail, redes sociais e até mesmo reuniões diárias são grandes distrações. Ainda que você não perceba, você pode acabar checando o seu celular a cada cinco ou dez minutos. Essa distração quebra o seu raciocínio em relação à um trabalho que você esteja fazendo naquele momento e ainda aumenta as chances de erros.
É claro que ficar vidrado em uma única tarefa também não ajuda. Mas, manter o foco e evitar se distrair com coisas desnecessárias é fundamental para que seu dia renda mais. Faça suas tarefas com calma, atenção e não perca tempo com coisas bobas.
Faça do Excel seu melhor amigo
Trabalhar em escritório exige rapidez e capacidade de análise. Ao invés de gastar tempo produzindo relatórios em excesso ou montando arquivos cansativos para análise de dados, use o Excel como sua principal plataforma de desenvolvimento.
A automatização de tarefas diárias e repetitivas é fundamental para garantir sua produtividade. Por meio das planilhas de Excel, você poderá alterar dados com facilidade e ainda visualizar melhor o controle de gastos da empresa, montar cronogramas ou acompanhar orçamentos.
Além disso, as planilhas ainda permitem a montagem e a edição automática de planos de ação e ainda a integração da ferramenta com outros sistemas, como envio automático de e-mails, geração de PDFs, entre outros.
Organize sua mesa de trabalho
Manter uma mesa de trabalho limpa e sem muitos arquivos é essencial para otimizar o seu trabalho. Antes de começar suas tarefas, guarde os documentos que não serão necessários naquele momento e mantenha por perto apenas o essencial.
Além da sua mesa de trabalho em si, seus arquivos também precisarão estar em ordem. Seja em formato digital ou em papel impresso, mantenha tudo separado por pastas nomeadas e datadas corretamente. Dessa forma, você não irá perder tempo para procurar documentos perdidos.
Estabeleça prioridades
Não tente abraçar o mundo e fazer tudo de uma vez. Para ser mais produtivo e organizado, crie uma planilha no Excel com suas tarefas diárias e marque quais são as mais importantes. Comece por elas e deixe para depois o que puder ser postergado.
Da mesma forma, não tente fazer tudo sozinho. Se possível, delegue tarefas e envolva a equipe nos seus projetos. Ao fazer isso, você ganhará tempo e poderá dedicar mais atenção às tarefas que exigirem mais de você.
