Faça o Excel trabalhar por você
Já pensou em como otimizar seu trabalho e automatizar suas tarefas? Neste artigo, você saberá a importância das planilhas eletrônicas e saber como o Excel pode trabalhar por você.
Se você trabalha com Excel você também sabe que um dos grandes desafios é ganhar agilidade e encontrar meios para aumentar sua produtividade no trabalho. Mas, você sabia que o próprio Excel conta com ferramentas que podem tornar seu trabalho mais eficiente e otimizado?
Estamos falando de atalhos, preenchimento automático de dados, utilização de de bases de dados separadas da planilha, entre outras funções e ferramentas de otimização. A seguir, conheça quais são as principais e aprenda a fazer o Excel trabalhar por você.
Faça cálculos financeiros complexos de forma rápida e simples
Com a função “financeira”, você poderá configurar o Excel para realizar os mais variados cálculos. Sendo assim, você não precisará gastar tempo e paciência e deixar que o Excel calcule o VPL (Valor Presente Líquido), TIR (Taxa Interna de Retorno) ou até mesmo o complicado Payback (tempo de retorno de um investimento).
Use os atalhos na sua rotina de trabalho
A combinação de algumas teclas do teclado permite que o Excel obedeça a alguns comandos. Conhecer estes atalhos fará com que você se torne mais ágil e produtivo. Por exemplo, para salvar um documento, basta apertar as teclas “CTRL” e “B” simultaneamente. Já a tecla “ALT” possibilita que você acesse os menus, opções e funções do sistema.
Recorra a opção de preenchimento automático
O preenchimento automático é uma ferramenta que agiliza a digitação e minimiza as chances de erros. Para fazer o teste, experimento clicar no canto inferior direito da célula, selecionada e arrastar para qualquer direção. Isso fará com as demais células tenham as mesmas informações, incluindo valores, formatação e cores.
Crie Dashboards automatizados
O Excel também permite a criação de Dashboards (ou Painéis de Gráficos), que são atualizados automaticamente conforme os novos dados incluídos no documento. Esta opção também facilita o trabalho de quem não se dá muito bem com a formatação correta dos gráficos, oferecendo rapidez e praticidade no manuseio das informações.
Crie planilhas eletrônicas com bases de dados separadas
Esta é uma ótima solução para quem trabalha em equipe. Ao criar uma base de dados separada da planilha, o grupo poderá alimentar esta base simultaneamente, sem risco de vulnerabilidade na planilha e com segurança, cada um com a sua própria planilha. Por ser um recurso avançado, programação VBA é necessária para configurar a planilha e vincular com a base.
Quais resultados esperar do Excel?
Tendo conhecimento destas e de outras possibilidades do Excel, você terá:
- Redução do tempo para atividades operacionais
- Automatização de rotinas
- Maior tempo para análises de informações
- Otimização da entrada de dados
- Relatórios dinâmicos e atraentes
Além destas, o Excel também possibilita outras diversas funções. Entretanto, para quem não domina os recursos mais avançados de gestão e desenvolvimento, como a integração do Excel a outros tipos de sistema e criação de planilhas com acesso multiusuário, o suporte de uma empresa especializada no assunto é um investimento que vale a pena.
